Onderzoek Berenschot; zo kan administratieve druk door ECD worden aangepakt

De onderzoekers zien allereerst een rol voor ECD-leveranciers in het terugdringen van de administratieve last. ECD-leveranciers kunnen kiezen voor meer standaardisatie - iets waar wij bij Ecare al jaren voor pleiten - en zich vooral van elkaar onderscheiden op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en het aanbod van passende trainingen.

"Kijk naar wat de zorgprofessional nodig heeft en pas daar het ECD op aan", aldus Berenschot. "Bij de implementatie of ontwikkeling van het ECD zitten leveranciers vaak om tafel met controllers, chief information officers (CIO's) of beleidsmedewerkers, maar niet met de zorgprofessionals die met het ECD moeten werken. Dit is wel nodig om écht aan te kunnen sluiten op wat de zorgprofessional nodig heeft."

Deze uitkomst van Berenschot bevestigt voor ons bij Ecare dat onze werkwijze de juiste is. Ons elektronisch cliëntendossier PUUR. wordt namelijk al sinds jaar en dag samen met zorgprofessionals ontwikkeld. Zij zijn degenen die ermee moeten werken, voor hen moet het toegevoegde waarde hebben. Daarmee druisen we nog weleens in tegen de gevestigde orde, waarin controllers, beleidsmedewerkers, et cetera ook hun zegje willen doen over wat het ECD moet kunnen. Voor de ontwikkelingen in PUUR. is het zorgproces van de professionals die er in de eerste lijn mee moeten werken leidend.

Volgens de onderzoekers kan standaardisatie zorgen voor meer flexibiliteit voor de zorgorganisatie en minder handmatige handelingen voor de zorgprofessionals. "Vaak kunnen zorgaanbieders hun data en cliëntgegevens niet eenvoudig meenemen naar een andere ECD-leverancier. Het komt voor dat de zorgaanbieder bij een nieuw ECD alle, of delen van de data, opnieuw moet invoeren. Mede hierdoor stappen zorgaanbieders niet snel over." Ze noemen dit het 'vendor lock-in effect'. "ECD-leveranciers kunnen dit voorkomen door nog meer te werken met standaarden, zodat systemen beter met elkaar kunnen samenwerken."

Ook hierin zijn we bij Ecare een van de koplopers. In ons dossier voor de wijkverpleging loopt het classificatiesysteem Omaha System als rode draad door het gehele cliëntdossier. Dit zorgt automatisch voor een hoge mate van standaardisatie in ons ECD PUUR., met tegelijkertijd een hoge gebruiksvriendelijkheid voor de zorgprofessionals die ermee werken. En ook in onze zorgdossiers voor de verpleeghuiszorg en de gehandicaptenzorg werken we met zo min mogelijk maatwerk.

Een andere uitkomst van de onderzoekers van Berenschot: "Zorgaanbieders kunnen zelf én met elkaar meer invloed uitoefenen dan zij nu doen." Bijvoorbeeld wanneer de bestuurder zich, vanuit het streven naar effectieve zorgverlening en informatievoorziening, nadrukkelijker bemoeit met de selectie, implementatie en het gebruik van het ECD samen met de zorgprofessional. "Het helpt wanneer de bestuurder, met effectieve zorgverlening en informatievoorziening aan zorgprofessionals voor ogen, actief betrokken is bij de selectie, implementatie en het gebruik van het ECD."

Dit kunnen wij als Ecare alleen maar onderstrepen. Een betrokken bestuurder is absoluut van meerwaarde in de selectie van het juiste ECD voor jullie zorgorganisatie, onder voorwaarde dat de bestuurder de meerwaarde voor de daadwerkelijke gebruikers - de zorgprofessionals - voor ogen heeft. Daarbij hoeft een bestuurder echt niet zelf bij elk overleg te zitten. Als hij of zij er maar zeker van is dat de zorgprofessionals ruim op tijd (liefst vanaf het begin) en nadrukkelijk (dus niet slecht één professional bij een enkel overleg) betrokken zijn bij het selectietraject.

De eisen en wensen van zorgaanbieders ten aanzien van het ECD kunnen per organisatie op onderdelen verschillen, maar zijn voor het grootste deel hetzelfde. Toch blijkt uit het onderzoek dat het wiel vaak opnieuw wordt uitgevonden per zorgaanbieder of zelfs per locatie. De kennis, ervaring en kracht van het collectief wordt onvoldoende benut.

"Zorgaanbieders kunnen zich - samen met hun brancheverenigingen - veel sterker verenigen als het gaat om het formuleren en afdwingen van eisen en standaarden waardoor de gebruiksvriendelijkheid toeneemt. Hierdoor komt er meer uniformiteit in ECD-systemen en hoeven organisaties zich minder individueel in te spannen om te komen tot een optimaal ECD met minimale administratieve lasten", aldus de onderzoekers van Berenschot.

Helaas waar. Alhoewel er vanuit Actiz en ECD-leveranciers al initiatieven worden genomen om gebruikerscollectieven op te richten, blijkt hiervoor tot nu toe te weinig animo onder zorgaanbieders. En dat is ontzettend jammer.

Last, but not least; zorgaanbieders en ECD-leveranciers moeten samen met zorgprofessionals beter gaan trainen in het gebruik van ECD's. De onderzoekers zagen bij hun bezoeken aan zorgaanbieders vaak dat registraties in het ECD niet volledig, begrijpelijk of correct waren. "Zorgprofessionals krijgen nu vooral training in 'wat' zij moeten invullen en 'waar', maar het ontbreekt aan training in het 'hoe' en 'waarom', terwijl juist training op die laatste twee punten leidt tot meer begrip van de registratie en daarmee tot minder registratielast."

Dat klinkt logisch toch? Als je geen begrip hebt voor wat je moet invullen en waarom je dat doet, houd je het gevoel dat je onnodige administratie aan het doen bent. Daarom moet een training echt meer zijn dan alleen een 'knoppencursus'.

Bij Ecare besteden we veel aandacht aan de implementatie - die wij overigens zelf doen - en de trainingen in ons ECD. Wanneer een zorgaanbieder kiest voor ons ECD PUUR., stellen we trainers beschikbaar die op locatie de gebruikers meenemen in het zorgdossier. Hoe ziet het eruit, waar leg je wat vast, maar ook zeker 'waarom doe je dat?' Wat is de toegevoegde waarde? Naast deze trainingen op locatie, bieden wij met zogenoemde e-learnings vele verschillende trainingen aan in en om ons dossier PUUR., die gebruikers digitaal en op een tijd waarop het hen uitkomt, kunnen volgen.

Tot slot erkennen de onderzoekers van Berenschot dat het niet eenvoudig is de administratieve last door ECD's aan te pakken, doordat er zoveel partijen bij betrokken zijn. Uit het onderzoek blijkt dat de betrokken partijen nu niet met, maar veel langs elkaar heen praten.

"De grote uitdaging is om het geheel te overzien, te begrijpen, te stimuleren en te zorgen voor synergie tussen alle betrokkenen. Dit faciliteren is noodzakelijk, gezien de vele uitdagingen waarvan het eigenaarschap niet bij een partij belegd is. Daarbij kun je denken aan thema's als verdergaande standaardisering, open data-uitwisseling tussen ECD's, het voorkomen van lock-in effecten en het formuleren van meer uniforme verantwoordingswijzen. Kortom; er is blijvend behoefte aan stimulans en een facilitator."

Volgens Berenschot is het ministerie van VWS de logische partij om deze rol te pakken. "Er zijn diverse gremia, maar bij geen enkel overleg zijn zorgaanbieders, ECD-leveranciers en beroepsverenigingen gezamenlijk aanwezig. Dit leidt tot interpretatieverschillen, onduidelijk over wie waarvan onderdeel is en opnieuw het wiel uitvinden."

Al met al een erg interessant onderzoek met waardevolle inzichten en uitkomsten, die ons sterken in de overtuiging dat we bij Ecare met de juiste dingen bezig zijn maar er zeker nog genoeg ruimte is om te optimaliseren.