De rol van de faciliterende organisatie in de zorg

Een traditionele zorgorganisatie heeft veel gespecialiseerde ondersteunende afdelingen die zelfstandig werken. Denk aan financiële administratie, facilitaire dienst hr, kwaliteit, inkoop, ict, opleidingen, etcetera. Ieder heeft eigen procedures en regels maar onderlinge afstemming ontbreekt. De zorgprofessional moet zoeken voor welke vraag hij bij wie moet zijn en hoe hij in contact komt met de juiste afdeling. Dit werkt demotiverend wat van invloed heeft op de zorgkwaliteit. Stel je als organisatie de zorgprofessional centraal, dan hoeft die maar bij een loket zijn die hem faciliteert om zijn zorgtaken goed uit te oefenen. Dat heet de faciliterende organisatie.

Een aanspreekpunt

De mensen binnen de faciliterende organisatie hebben een aandachtsgebied maar kijken verder dan hun eigen specialisme. De ondersteunende dienst coacht de zorgprofessionals waar nodig en is het aanspreekpunt wat alles betreft financiën, ict, kwaliteit, opleiding en personeelszaken. De faciliterende organisatie doet de uitvoering niet (volledig), maar besteedt gespecialiseerde processen als declaratieverwerking, de salarisadministratie en/of het ict-beheer uit aan partijen die hier dagelijks mee bezig zijn. Voordeel is dat het ondersteunende dienst alle werkgebieden en collega’s kent en weet wat er gebeurt in de organisatie.

Voor zorgorganisaties die zich willen focussen op zorg verlenen, is het ideaal om taken die niet bij het zorgproces horen over te dragen aan specialisten. Waarom? De laatste jaren is de organisatie van zorg in Nederland erg ingewikkeld gemaakt. Alles zelf blijven doen, kan niet meer uit. De regeldruk uit zich in een dalende cliënt- en medewerkerstevredenheid en financieel ongezonde bedrijfsvoering.

Besef van noodzaak veranderen

Het vergt een flinke cultuuromslag om de transformeren naar een faciliterende organisatie. Die begint bij het besef dat verandering nodig is om goede zorg te verlenen. Dat leidt tot impopulaire maatregelen als reorganiseren en afscheid nemen van bepaalde rollen. Alleen als het bestuur er achter staat, slaagt een transitie.

Zorgorganisaties die bewegen richting een facilitaire organisatie, richten serviceteams op die steeds meer verantwoordelijkheden krijgen. Bij elke stap in een administratief proces kijkt het team of hij direct bijdraagt aan het faciliteren van een medewerker zodat die goede zorg kan verlenen. Is dit niet het geval, dan zijn er drie opties: ermee stoppen, digitaliseren of uitbesteden.

Duidelijke visie

Makkelijker gezegd dan gedaan natuurlijk. Veel organisaties zijn jarenlang gewend aan een bepaalde werkwijze. Daarom vergt besluitvaardigheid om te vooruit te kunnen. Daarom is een duidelijke visie belangrijk. Anders dan vroeger zijn er goede voorbeelden van organisaties die met succes de transitie hebben gemaakt en hierover willen vertellen.

Een ander voordeel is zorgpersoneel over het algemeen tevreden is als het wordt gefaciliteerd. De kans dat ze van werkgever veranderen is zo kleiner. Bovendien stijgt de zorgkwaliteit als mensen de ruimte krijgen om zorg te verlenen in faciliterende organisatie. Overigens zal de overgang naar faciliterende organisatie niet voor elke medewerker even fijn zijn. Er zijn mensen die het prettig vinden als ze opdrachten krijgen. Veel zorgprofessionals in de wijk- en woonzorg vinden het fijn om zelfstandig te acteren.